Se você foi eleito síndico, antes de tudo, parabéns! Ser síndico não é uma tarefa fácil, mas trabalhar em prol de melhorias para o condomínio é gratificante. Para facilitar esse trabalho, é importante começar com o pé direito e se organizar para checar todas as questões mais relevantes para o mandato. Por isso, preparamos esse post com tudo que é preciso conferir ao assumir o cargo de síndico.
Confira o que você vai ver neste artigo
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Documentação
Ao assumir como síndico, há vários documentos que devem ser entregues pela gestão anterior ou solicitados aos órgãos competentes. Afinal, além dos procedimentos burocráticos inevitáveis, como atualização de dados no banco, também é imprescindível confirmar se o condomínio está em situação 100% regular.
Vale lembrar que o documento mais básico de todos, e que o síndico deve conhecer plenamente, é a convenção condominial. Por isso, não se esqueça de pegar uma cópia da convenção e aprender tudo sobre as regras do seu condomínio.
Lembre-se também que será preciso atualizar os dados na Receita Federal, comunicando a mudança de síndico, e então solicitar a alteração do certificado digital do condomínio.
Veja a lista de documentos para pedir ao assumir como síndico:
- Convenção condominial;
- Extratos bancários;
- Lista atualizada de moradores;
- Apólices de seguro;
- Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
- Cartão de CNPJ;
- Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros;
- Contratos de prestação de serviço do condomínio;
- Comprovantes de serviços realizados no condomínio, como limpeza de caixas d’água, vistoria de elevadores, manutenção de para-raios etc.;
- Livro de atas;
- Prestações de contas;
- Comprovantes de pagamentos feitos em nome do condomínio;
- Plantas do condomínio;
- Certidão negativa de débitos de INSS e FGTS.
- Relação de ações que envolvam o condomínio (lembrando que também pode ser feita uma busca nos sites do TRT e TJ estaduais).
Infraestrutura do condomínio e outras questões gerais
Além das questões administrativas e burocráticas, é importante que o síndico esteja por dentro de tudo que diz respeito à infraestrutura do condomínio e a outros pontos gerais importantes para o dia a dia.
É preciso saber, por exemplo, o estado das áreas comuns do condomínio e quais são as prioridades para reparos e manutenções. Na documentação entregue pelo síndico anterior, é possível conferir o que foi feito recentemente. Uma boa conversa com o porteiro ou zelador também pode ajudar a entender a situação geral do condomínio.
Veja alguns pontos para analisar em relação à infraestrutura do condomínio:
- Situação do seguro predial, que é obrigatório por lei;
- Avaliação da situação atual e de manutenções recentes das áreas comuns, como garagem, academia, salão de festas e parquinho;
- Avaliação da situação atual e de manutenções recentes de equipamentos como portões, para-raios, bomba d’água, elevadores etc.;
- Checagem da situação de todos os equipamentos que exigem adequação a normas técnicas (como extintores e brinquedos de parquinho);
- Detalhes a respeito de obras que já estejam em andamento ou de obras que foram aprovadas na gestão anterior e ainda não começaram;
- Inventário dos equipamentos do condomínio.
Funcionários e contratos do condomínio
Outro fator fundamental na gestão condominial é a gestão de funcionários e contratos com prestadoras de serviço.
A folha de pagamento, aliás, costuma ser um dos itens que mais pesa na taxa condominial. Portanto, é importante entender como funciona a rotina de trabalho e de serviços do condomínio, até para avaliar a necessidade de novas contratações ou de redução do quadro de funcionários.
Mesmo que o novo síndico seja um morador que já conheça os funcionários, é uma boa prática se apresentar a todos como o novo responsável pelo condomínio.
Aproveite esse momento também para ouvir os colaboradores, entendendo como é a rotina de trabalho deles e o que eles sugerem para a nova gestão. Da mesma maneira, é interessante deixar claro como você pretende trabalhar e o que espera da parte deles.
Dicas para avaliar a situação de funcionários e contratos do condomínio:
- Conheça cada colaborador e suas funções;
- Confira a carga horária e o salário dos funcionários e cheque se está tudo de acordo com acordos trabalhistas da categoria;
- Verifique todas as potenciais pendências trabalhistas, incluindo férias a vencer e horas extras;
- Verifique todos os contratos de prestação de serviço do condomínio, avaliando o que faz sentido ou não para o momento atual.
Situação financeira e índice de inadimplência condominial
O último tópico da nossa lista diz respeito a uma questão essencial: a situação financeira do condomínio e o índice de inadimplência condominial. Sem dúvidas, esse é um dos pontos que mais vai influenciar o mandato do novo síndico.
A lista de documentos que mencionamos no primeiro tópico deste texto inclui vários itens que vão ajudar a entender a situação financeira do condomínio, como os extratos bancários, prestações de contas e eventuais ações relacionadas à cobrança de condomínio atrasado.
Com os documentos em mãos, é hora de analisar tudo com calma e entender em que pé está a situação. Um índice de inadimplência alto é um dos maiores problemas. Afinal, afeta o caixa do condomínio, a capacidade de pagar as contas e o valor da taxa condominial, já que quem paga em dia terá que fazer aportes maiores para compensar a inadimplência.
Se o seu condomínio tem índices de inadimplência superiores a 4%, é interessante considerar contratar o serviço de uma garantidora de condomínio, como a Rateio. A garantidora assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio sempre 100% das receitas. Ou seja, mesmo que alguém deixe de pagar a taxa, o condomínio recebe aquele valor normalmente, como se a inadimplência fosse zero.
Pontos para conferir a situação financeira do condomínio:
- Avalie com cuidado as prestações de contas e veja se os gastos reportados conferem com a realidade do condomínio;
- Consulte o conselho fiscal e contador do condomínio e peça ajuda caso precise esclarecer algum ponto;
- Entenda a composição da taxa condominial, avaliando o quanto cada despesa contribui para o valor final da cota;
- Cheque a situação do fundo de reserva, do fundo de obras e do fundo de pessoal, se houver;
- Veja se há obras urgentes ou já aprovadas e o quanto elas vão impactar o orçamento do condomínio;
- Confira o andamento de eventuais ações contra o condomínio e estime o impacto no caixa caso o condomínio seja condenado a pagar algum valor;
- Verifique o índice de inadimplência condominial;
- Caso haja taxas de condomínio em atraso, certifique-se de como está o processo de cobrança e quanto, exatamente, o condomínio tem a receber;
- Considere contratar os serviços de uma garantidora de condomínio, que permite zerar a inadimplência condominial.
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A Rateio ajuda o seu condomínio a zerar a inadimplência. Nós somos uma garantidora de condomínio que atua há mais de 20 anos na região de Curitiba, com um histórico comprovado de condomínios satisfeitos.
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