A assembleia de condomínio é o palco das decisões mais importantes da vida condominial. Regulamentada por lei, a assembleia é uma reunião dos condôminos para debater e decidir assuntos relacionados ao condomínio. Desde que não contrarie nenhuma regulamentação, a decisão da assembleia é sempre soberana.
Apesar desse papel tão importante, muitas vezes a assembleia tem quóruns baixos ou vira um espaço para brigas e discussões inócuas.
Por isso, o síndico tem que estar preparado para convocar e conduzir a assembleia de forma a torná-la o mais eficiente possível e evitar contestações a respeito do que for decidido. Para ajudar nessa tarefa, nós separamos algumas dicas.
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1) Defina claramente cada item da pauta da assembleia
Uma assembleia de condomínio eficiente começa com a preparação da pauta. Os itens a serem discutidos devem ser expostos de forma clara e transparente, sem deixar margem para dúvidas a respeito de qual será o assunto.
Isso não apenas agiliza o andamento da assembleia em si como contribui para que os condôminos decidam participar. Além disso, só podem ser levados para votação itens que sejam de conhecimento de todos os condôminos, mesmo que eles optem por não ir à assembleia.
Nesse contexto, o ideal é evitar o termo “Assuntos Gerais” no fim da pauta. Se o síndico já sabe que haverá pontos extras a serem discutidos, o melhor é especificar claramente quais serão os tópicos.
Deixar esses pontos claros ajuda a atrair mais condôminos para a reunião, já que eles podem ter interesse em acompanhar de perto determinado assunto. Também evita que sejam abordados como “assuntos gerais” itens que no fim das contas podem precisar de quórum específico para deliberação.
Antes da assembleia, o síndico também pode estipular um tempo médio para a discussão de cada item e fazer um planejamento prévio para conduzir o debate. Além disso, o ideal é não colocar muitos itens em discussão e limitar-se aos tópicos mais relevantes para o momento.
Dessa forma, evita-se que a assembleia fique muito longa e cansativa, o que pode fazer com que a participação seja menor nas reuniões seguintes.
2) Prepare a convocação com cuidado e siga a convenção
O Código Civil é claro a respeito das assembleias condominiais:
“Art. 1.354. A assembléia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.”
Ou seja, para que a assembleia condominial seja válida todos os condôminos precisam ter sido convocados para reunião. A forma como deve ser feita a convocação, por sua vez, é determinada pela convenção do condomínio.
Normalmente, a convocação é feita com pelo menos 15 dias de antecedência através de edital enviado por e-mail, entregue impresso para cada condômino e afixado também em um mural de avisos ou no elevador. Na convocação deve constar a data, local e a pauta da reunião.
No entanto, mais do que uma obrigação legal a convocação é também uma forma de informar os condôminos e estimulá-los a participar da assembleia.
O síndico pode, por exemplo, aproveitar o edital para colocar observações mencionando o quão importante é a presença de cada condômino e ressaltando que quem não participar deverá acatar todas as decisões tomadas.
Também é possível enviar mais informações sobre pontos importantes que serão colocados em pauta, para que os condôminos possam entender e pensar sobre o assunto. Isso inclui, por exemplo, orçamentos, projetos de obras e detalhes sobre a contratação de serviços, como o de uma garantidora de condomínio.
O síndico pode ainda se colocar à disposição para tirar dúvidas antes da assembleia, por e-mail, mensagem ou mesmo pessoalmente. Dessa forma, todos chegam na reunião com mais embasamento, otimizando as discussões.
3) Use tecnologia e criatividade para tentar aumentar a participação
Um dos grandes desafios dos síndicos é aumentar a participação dos condôminos nas assembleias. Em muitos condomínios, são sempre as mesmas pessoas que participam das reuniões, normalmente compondo um quórum considerado baixo.
Uma pauta objetiva e bem definida, com abertura para tirar dúvidas antes da reunião, já ajuda a estimular a participação de mais condôminos. Além disso, é possível também usar a criatividade para tomar pequenas medidas que podem ajudar a aumentar o quórum.
No dia da reunião, por exemplo, o síndico pode colocar um lembrete simples e amigável no elevador relembrando a importância da participação de todos. Também é possível pedir para que o porteiro interfone para cada unidade algumas horas antes da assembleia reforçando a mensagem.
Outra alternativa é usar a tecnologia a favor do condomínio e buscar se conectar com os condôminos por meio das ferramentas de comunicação que eles mais usam, como e-mail e Whatsapp. Afinal, é rápido, fácil e eficiente mandar lembretes por esses meios alguns dias antes e também no dia da reunião.
Assembleia virtual
Apesar das facilidades do Whatsapp e e-mail, em termos de tecnologia o que mais contribui para um aumento na participação são as ferramentas de videoconferência e a possibilidade de realizar uma assembleia virtual.
Até pouco tempo, a assembleia virtual sofria muitas resistências e era adotada de maneira lenta pelos condomínios. Contudo, isso mudou com a pandemia do novo coronavírus e a garantia legal de poder fazer assembleias virtuais até outubro, mesmo que o formato não esteja previsto na convenção.
Os condomínios que passaram a realizar assembleias virtuais relataram que o quórum aumentou cerca de 40% com o novo formato. Um dos principais fatores é o fato dos moradores poderem participar da reunião sem sair de casa, além de se sentirem mais à vontade para abordar certos temas.
Se você ainda está na dúvida sobre como adotar esse formato, confira o guia da Rateio sobre assembleia virtual!
4) Garanta um ambiente de diálogo organizado e mantenha o foco
Depois de uma pauta bem definida e uma convocação feita com cuidado, chega a hora de garantir a fluidez da assembleia em si. Afinal, ninguém quer a assembleia de condomínio se transforme em discussões intermináveis e poucas deliberações efetivas.
Por isso, é importante manter o foco nos itens que foram colocados em pauta e tentar organizar a vez de cada condômino falar. O presidente da mesa tem um papel fundamental nesse processo, já que é ele que vai conduzir a reunião.
Assim, o próprio síndico pode sugerir para presidente de mesa alguém que seja firme, mas tenha um bom relacionamento com todos e não faça parte de um grupinho específico do condomínio (um fator importante especialmente em caso de votações polêmicas).
Embora todos os condôminos tenham o direito de fazer perguntas e expor suas opiniões, é importante manter a reunião focada nos assuntos da pauta.
Caso o condômino queira expor um assunto que não esteja em pauta ou que não seja de interesse coletivo, o melhor é responder oferecendo-se gentilmente para conversar sobre aquilo em outro momento ou sugerir colocar o tema em pauta na assembleia seguinte.
Também é importante controlar o tempo dedicado a cada assunto. Assim, quando um debate estiver se prolongando, é possível educadamente lembrar os condôminos que o tempo para aquele tópico está no fim e é preciso se concentrar em chegar a uma decisão.
Outro ponto fundamental é saber lidar com ânimos exaltados e possíveis brigas. O ideal é tentar contornar discussões muito calorosas logo no início, para evitar que a situação fuja ao controle. De todo modo, o presidente da mesa também pode advertir um morador caso ele esteja sendo muito hostil.
5) Fique atento aos quóruns necessários para evitar contestações
Nem todo tópico pode ser aprovado na assembleia de condomínio seguindo os mesmos critérios. Embora muitas decisões comuns em condomínios possam ser aprovadas apenas com a maioria simples dos presentes em assembleia, outros temas exigem quóruns específicos.
Para evitar qualquer contestação às decisões da assembleia, é preciso conhecer os requerimentos e saber quantos votos são necessários para aprovar cada tema.
Exemplos de quórum mínimo para aprovações no condomínio:
- Prestação de contas: maioria simples (50% + 1 dos presentes na assembleia)
- Obras necessárias (que conservam o bem ou impedem que se deteriore): maioria simples (50% + 1 dos presentes na assembleia)
- Obras úteis (que aumentam ou facilitam o uso do bem): maioria absoluta (50% + 1 de todos os condôminos)
- Obras voluptuárias (de mero deleite ou “recreio”; são as obras de embelezamento): maioria qualificada (⅔ de todos os condôminos)
- Alteração na convenção: maioria qualificada (⅔ de todos os condôminos)
- Eleição de síndico: maioria simples (50% + 1 dos presentes na assembleia)
- Contratação de serviços, como uma garantidora de condomínio: maioria simples (50% + 1 dos presentes na assembleia)
Agora que você já sabe o que fazer para ter uma assembleia de condomínio eficiente, confira outras dicas para síndicos e moradores na página de notícias da Rateio.
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