A prestação de contas do condomínio é, sem dúvidas, uma das atividades mais importantes no dia a dia de síndicos e administradoras, exigindo muita responsabilidade e transparência. Afinal, a prestação de contas é um registro de toda a movimentação financeira do condomínio.
De acordo com o Art. 1.348 do Código Civil, que versa sobre os deveres do síndico, a prestação de contas é obrigatória e deve ser realizada pelo menos uma vez ao ano. Inclusive, se a prestação não for apresentada, o síndico corre o risco de ser destituído do cargo.
Como organizar e justificar as movimentações financeiras exige preparação e cuidado, nós decidimos escrever esse artigo com dicas para que nenhum síndico erre ou seja pego de surpresa na hora de apresentar as contas do condomínio.
Confira o que você vai ver neste artigo
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Como organizar a prestação de contas do condomínio
A prestação de contas desempenha um papel fundamental na rotina do condomínio. De um lado, ela mostra para os moradores o que está sendo feito com os recursos e o dinheiro de todos. Ou seja, ela funciona como um termômetro, medindo a saúde financeira do condomínio.
De outro, quando bem executada, a prestação de contas valoriza e legitima o trabalho do síndico e da administradora, já que ela reflete em números a seriedade, a ética e o comprometimento da administração.
Por isso, é tão importante saber criar uma prestação de contas, reunindo a documentação necessária e comprovando assertivamente gastos e investimentos.
1. Separe a documentação necessária
O primeiro passo para criar a prestação de contas do condomínio é reunir a papelada necessária. Basicamente, você precisa reunir notas e documentos de entrada e de saída de caixa. Dá uma conferida na nossa lista:
- Certidões negativas do condomínio (Receita Federal e FGTS).
- Seguros e certificados obrigatórios.
- Despesas fixas do condomínio.
- Despesas extras, ou seja, não fixas.
- Receitas fixas do condomínio.
- Receitas extras, ou seja, não fixas.
- Extrato bancário das contas do condomínio.
- Situação de inadimplência.
- Qualquer outra pendência ou documento que você considere importante e tenha relação com a gestão do condomínio.
2. Crie relatórios de prestação de contas
Terminada a organização dos documentos, agora é a hora de criar os relatórios que, juntos, constituem a prestação de contas. São eles:
- Relatório de orçamento.
- Relatório de despesas.
- Relatório de receitas.
- Relatório de inadimplência.
- Balancete
- Previsão orçamentária.
3. Monte a pasta de prestação de contas
Agora, você deve organizar relatórios, documentos e notas dentro de apenas um arquivo que chamaremos de pasta de prestação de contas. A propósito, a pasta já marca o início da sua apresentação das contas e, por isso, deve estar organizada da maneira mais simples e compreensível possível.
Confira a nossa sugestão de estrutura básica para a pasta de prestação de contas:
- Capa, com nome do condomínio, síndico e referências ao período avaliado.
- Termo com aprovação e assinatura do conselho fiscal. Vamos falar sobre isso no próximo tópico.
- Índice.
- Registros de fatos e comentários pertinentes.
- Relatórios financeiros.
- Documentos, notas e outros anexos.
4. Valide os números com o conselho fiscal
O próximo passo é encaminhar a pasta de prestação de contas e solicitar que o conselho fiscal valide o documento. Vale lembrar que o conselho é o grupo de condôminos responsável por analisar as finanças do condomínio e aprovar ou não as contas.
A aprovação das contas pelo conselho fiscal se dá por meio de um termo de recebimento e de verificação que deve ser assinado pelos conselheiros e síndico. Coletadas as assinaturas, você pode colocar o termo dentro da pasta.
5. Apresente a prestação de contas do condomínio
Para dar início à última etapa do processo, é realizada uma assembleia para apresentar a prestação de contas para os condôminos. Nesta hora, uma das principais dicas é entregar para os moradores um resumo com os principais pontos da prestação de contas.
Além disso, vale usar Powerpoint, Google Slides ou qualquer outro tipo de apoio visual que torne a apresentação mais didática, objetiva e agradável. Desse modo, o síndico mantém o foco da reunião e não abre brechas para discussões paralelas.
Por fim, é obrigatório que, por meio de votação, os condôminos aprovem as movimentações financeiras. O síndico deve informar a todos ainda que a pasta de prestação de contas está à disposição de qualquer morador.
Como tratar a inadimplência na prestação de contas?
A inadimplência é um assunto delicado que costuma gerar muita confusão, principalmente, durante a assembleia de prestação de contas. Por isso, siga algumas dicas simples que podem evitar dores de cabeça.
- Não nomeie os condôminos inadimplentes.
- Use como referência os números das unidades.
- Não entre ou fique preso a casos específicos.
- Procure abordar a inadimplência como um todo.
- Registre fatos e ações que têm sido tomados para zerar a inadimplência.
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