De maneira similar à uma empresa, um condomínio tem um fluxo de caixa, com entradas e saídas. Idealmente, esse fluxo deve se manter em equilíbrio o ano todo, sem que faltem recursos para pagar despesas ou lidar com situações emergenciais. Para ajudar nessa missão, o condomínio conta, todos os anos, com uma previsão orçamentária.
Nesse post, nós vamos explicar exatamente o que é a previsão orçamentária do condomínio e como prepará-la.
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O que é a previsão orçamentária
A previsão orçamentária é, basicamente, o planejamento financeiro do condomínio para doze meses. Elaborada normalmente no fim do ano, ela prevê todas as despesas do ano seguinte.
Quando bem feita, a previsão orçamentária permite que o condomínio esteja preparado para lidar inclusive com as despesas inesperadas.
Além de ser fundamental para manter a saúde financeira do condomínio, a previsão orçamentária também é uma obrigação legal do síndico, como estabelece o Código Civil:
“Art. 1.348. Compete ao síndico:
(…)
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano”.
Como aprovar a previsão orçamentária do condomínio
Como vimos, elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma obrigação do síndico. O que não significa, claro, que ele precise assumir toda a tarefa sozinho. O síndico pode contar com a ajuda da administradora e também do Conselho Fiscal do condomínio.
Já a aprovação da previsão orçamentária é feita em assembleia, por maioria simples dos votos. O Código Civil determina que o síndico deve convocar uma assembleia anual para aprovar o orçamento do ano seguinte, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas.
Aprovar uma previsão orçamentária é mais do que simplesmente uma burocracia.
Afinal, é no processo de elaboração e aprovação do orçamento que o condomínio analisa as despesas do ano que passou e debate sobre como os recursos do condomínio devem ser investidos no ano seguinte.
Portanto, a participação dos condôminos é fundamental. Da mesma maneira, é importante que o síndico procure mostrar de maneira clara quais foram as bases usadas para a previsão e qual é a situação financeira real do condomínio.
Como fazer a previsão orçamentária do condomínio
Agora que você já sabe o que é a previsão orçamentária, vamos dar algumas dicas sobre como elaborá-la.
1. Busque ajuda e capacitação
A área financeira nem sempre vai ser o forte do síndico, por isso é importante investir em capacitação e contar também com a ajuda da administradora e do Conselho Fiscal.
Se você é síndico ou síndica, procure se informar e aprender sobre o assunto para garantir que entende o básico de planejamento financeiro.
Dessa forma, a previsão orçamentária ficará mais bem embasada e você se sentirá mais confiante na hora de levá-la para aprovação.
2. Não deixe para a última hora
As assembleias anuais para aprovação de orçamentos costumam ocorrer mais ou menos sempre na mesma época. Portanto, programe-se e não deixe para a última hora.
Afinal, montar uma previsão orçamentária às pressas faz com que ela esteja mais suscetível a falhas e imprecisões.
3. Separe as despesas em grupos e analise-as com cuidado
Para facilitar o seu trabalho de orçamento, separe todas as despesas do condomínio em grandes grupos. Por exemplo:
- Mão de obra (incluindo folha de pagamento, férias, décimo-terceiro, encargos, horas extras etc.)
- Contratos de manutenção, segurança e portaria remota
- Despesas administrativas
- Contas básicas, como água, luz, IPTU e seguros
- Fundo de reserva
Depois, analise todas as despesas com calma, identificando quais grupos representam a maior parcela do orçamento. Normalmente, o item que mais pesa é a folha de pagamento, que pode chegar a 70% das despesas.
4. Seja criterioso na previsão de gastos
Seja criterioso e não deixe de lado nenhum gasto, por menor que seja. Lembre-se inclusive de itens como extintores de incêndio, dedetização e limpeza de caixas d’água.
Se o condomínio tem despesas regulares de manutenção ou está com consertos pendentes, que precisarão ser feitos em breve, inclua-os na previsão.
5. Inclua os índices de reajustes
A maior parte dos contratos com terceiros inclui a previsão de reajustes anuais com base em determinados índices, como IPCA ou IGPM.
Para evitar rombos no orçamento, informe-se e avalie a situação econômica do país para incluir índices precisos. Além disso, não esqueça dos percentuais de reajuste de salários.
6. Deixe uma folga para imprevistos
Um dos fatores mais importantes para manter o caixa do condomínio sempre saudável é estar preparado para situações adversas.
Períodos de crise econômica, obras emergenciais, processos trabalhistas, inadimplência… todos esses são elementos que podem surgir de forma inesperada e comprometer as finanças do condomínio.
Portanto, não deixe de incluir uma folga orçamentária para imprevistos.
7. Leve em conta a inadimplência
A inadimplência pode minar rapidamente o caixa de um condomínio e sobrecarregar os condôminos que pagam em dia.
Afinal, a taxa de condomínio é um mero rateamento de despesas. Quando alguém deixa de pagar a sua parte, os outros condôminos têm que arcar com a diferença para que o condomínio continue pagando suas contas.
Portanto, na hora de fazer a previsão orçamentária leve em conta os índices históricos de inadimplência do condomínio e esteja preparado para lidar com esse rombo.
Felizmente, uma alternativa eficaz para resolver o problema da inadimplência é contratar uma garantidora de condomínio.
A garantidora assume a cobrança da cota condominial e repassa para o condomínio sempre 100% das receitas previstas, mesmo que alguém deixe de pagar a taxa. Depois, cobra os atrasados diretamente do condômino inadimplente.
Dessa forma, o condomínio tem sua receita garantida de forma integral. Assim, pode planejar obras e melhorias com tranquilidade e até mesmo reduzir a cota condominial.
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