Garantir a saúde financeira do condomínio é um dos maiores desafios dos síndicos, especialmente em tempos de crise. Para alcançar essa meta, é preciso fazer uma gestão condominial eficiente, levando em conta os fatores que mais comprometem o caixa, como a inadimplência.
Pensando nisso, nós separamos algumas dicas que podem ajudar os síndicos na missão de manter o caixa do condomínio sempre saudável.
Confira o que você vai ver neste artigo
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1. Entenda em detalhes cada tipo de despesa do condomínio
Como síndico, é fundamental entender cada tipo de despesa do condomínio, incluindo como elas são separadas na prestação de contas e qual o percentual de cada uma no valor final da taxa de condomínio.
Em geral, as despesas do condomínio são divididas em duas categorias básicas: despesas ordinárias e despesas extraordinárias.
Despesas ordinárias:
As despesas ordinárias são as despesas básicas e necessárias para a gestão do dia a dia do condomínio. Por exemplo:
- Salários e encargos trabalhistas;
- Contas de água, luz, gás e IPTU das áreas comuns;
- Manutenção de equipamentos como elevadores e portões;
- Gastos com limpeza, conservação e pequenos reparos das áreas comuns;
- Despesas com itens de segurança, como câmeras, alarmes e sistema de monitoramento;
- Honorários da administradora e do síndico.
Despesas extraordinárias:
Por outro lado, as despesas extraordinárias são as despesas que vão além da manutenção básica do condomínio. Podemos mencionar os seguintes itens como exemplo:
- Reformas e obras de melhoria, como pinturas, troca de piso e revitalização de fachada;
- Decoração e paisagismo;
- Instalação de novos equipamentos relativos, por exemplo, à segurança, prevenção contra incêndios, lazer e telefonia;
- Recursos para constituir fundo de reserva e fundo de obras.
Entender como os custos do condomínio estão divididos entre cada tipo de despesa é essencial para fazer um planejamento orçamentário eficiente e, assim, preparar uma base sólida para a saúde financeira do condomínio.
Além dessa separação por despesas ordinárias e extraordinárias, na hora de fazer a previsão orçamentária anual o síndico também pode agrupar os principais custos em grandes grupos. Por exemplo: mão de obra, contratos de manutenção, despesas administrativas, fundo de reserva e itens de consumo como água e luz.
Isso irá facilitar o planejamento financeiro, que, aliás, é uma das principais obrigações do síndico.
2. Mantenha ou leve para aprovação a criação de um fundo de reserva
Um dos fatores mais importantes para manter o caixa do condomínio sempre saudável é estar preparado para situações adversas.
Períodos de crise econômica, obras emergenciais, processos trabalhistas, inadimplência… todos esses são elementos que podem surgir de forma inesperada e comprometer as finanças do condomínio.
Portanto, é preciso que o condomínio tenha uma reserva mínima para lidar com situações emergenciais. É justamente esse o papel do chamado fundo de reserva.
De maneira geral, o fundo de reserva é uma espécie de poupança feita pelo condomínio para custear necessidades extraordinárias, urgentes ou eventuais. Ele foi previsto na Lei nº 4.597/64, mais conhecida como Lei do Condomínio, e não foi revogado pelo Código Civil.
A lei determina que a convenção do condomínio deve prever a forma de contribuição para a constituição do fundo de reserva.
Normalmente, as convenções estabelecem o valor da contribuição (normalmente no formato de uma porcentagem da cota condominial), o prazo de duração da cobrança e que tipos de despesas ela pode cobrir.
Vale lembrar que, de maneira geral, o fundo de reserva não deve ser utilizado para pagar despesas ordinárias, ou seja, aquelas do dia a dia do condomínio, a não ser que essa possibilidade esteja indicada de maneira explícita na convenção.
3. Exerça uma gestão responsável como síndico
A saúde financeira do condomínio depende de vários fatores, mas um dos principais sem dúvida é a atuação do síndico. Afinal, ele é o responsável por zelar pela administração financeira do condomínio. Portanto, deve exercer uma gestão responsável e consciente.
Obviamente, sabemos que a área financeira nem sempre vai ser o forte do síndico. Por isso, é importante investir em capacitação e contar também com a ajuda de uma administradora de confiança para fazer uma gestão financeira de qualidade.
Além disso, o síndico deve sempre estar atento para adotar medidas inteligentes e que priorizem a segurança do caixa condominial.
Por exemplo:
- Controlar com rigor o prazo para pagamento das despesas do condomínio, já que pagar as contas com atraso pode implicar em juros e multas;
- Cobrar os condôminos inadimplentes, aplicando a multa e o juros previsto em convenção;
- Priorizar a manutenção preventiva, o que minimiza o risco de gastos emergenciais;
- Seguir as demais dicas que damos neste texto.
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4. Analise com cuidado os contratos com terceiros
Tanto os contratos já existentes com terceiros quanto contratos novos devem ser avaliados com cuidado pelo síndico.
É importante ter clareza a respeito de itens como:
- Frequência dos reajustes e o índice utilizado para determinar o valor;
- Eventuais períodos de fidelidade na contratação de um serviço;
- Exigência de aviso prévio ou pagamento de multa para cancelamento do contrato;
- Descrição detalhada a respeito do que está incluso no serviço ou produto.
Além disso, é de praxe fazer diferentes orçamentos para ter certeza de que os valores praticados são condizentes com o mercado.
Lembre-se de sempre negociar tendo em mente qual é a melhor forma de pagamento para o condomínio no momento.
Para uma obra emergencial, por exemplo, pode ser melhor garantir um pagamento parcelado do que mexer no fundo de reserva. Já para outros serviços pode ser mais vantajoso negociar um pagamento à vista com desconto.
5. Faça uma gestão eficiente de recursos humanos
Os custos com pessoal, incluindo salários e encargos, representam a maior despesa dos condomínios. A boa notícia é que é possível fazer ajustes adotando uma gestão eficiente de recursos humanos.
Algumas dicas para isso são:
- Faça uma escala bem planejada, que evite horas extras.
- Se a escala exige que um funcionário faça horas extras com frequência, pode ser mais interessante contratar um folguista.
- Evite que funcionários acumulem funções, já que isso pode representar um custo alto para o condomínio e também resultar em ações trabalhistas.
- Selecione os funcionários com cuidado e mantenha os bons profissionais. Afinal, rotatividade alta custa caro para o condomínio, com gastos com processos seletivos, verbas rescisórias e eventuais indenizações trabalhistas.
6. Promova um pente fino em busca de gastos desnecessários
Assim como acontece com as nossas finanças pessoais, às vezes os condomínios também acabam tendo gastos que são essencialmente desnecessários.
Por exemplo, não há porque manter acesas à noite as luzes de áreas de lazer que não podem ser usadas no período noturno. Da mesma maneira, não há necessidade de lavar calçadas e garagens constantemente, elevando o valor da conta d’água.
Por isso, é interessante de tempos em tempos fazer um pente fino nas despesas procurando por itens que podem ser cortados sem prejuízo ao condomínio.
7. Controle a inadimplência com a ajuda de uma garantidora de condomínio
Por fim, um ponto fundamental para manter a saúde financeira do condomínio é controlar os índices de inadimplência.
A falta de pagamento da taxa condominial pode minar rapidamente o caixa de um condomínio e sobrecarregar os condôminos que pagam em dia.
Afinal, a cota condominial é um mero rateamento das despesas do condomínio. Quando alguém deixa de pagar a sua parte, os outros condôminos têm que arcar com a diferença para que o condomínio continue pagando suas contas.
Lidar com a inadimplência no condomínio é, de fato, um desafio para a maioria dos síndicos. Felizmente, uma alternativa eficaz é contratar uma garantidora de condomínio.
A garantidora assume a cobrança da cota condominial e repassa para o condomínio sempre 100% das receitas previstas, mesmo que alguém deixe de pagar a taxa. Depois, cobra os atrasados diretamente do condômino inadimplente.
Dessa forma, o condomínio tem sua receita garantida de forma integral. Assim, pode planejar obras e melhorias com tranquilidade e até mesmo reduzir a cota condominial.
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