
O conceito que move o trabalho de uma garantidora de condomínio é bem simples: ela deve garantir a receita do condomínio. Ou seja, assegurar que ele receba o valor previsto mesmo que haja inadimplentes. Na prática, para que isso ocorra a empresa fica responsável por algumas funções, que nem sempre estão claras para síndicos e condôminos.
Por isso, preparamos esse texto explicando as 6 principais atribuições de uma garantidora de condomínio. Confira!
Confira o que você vai ver neste artigo
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1) Emissão dos boletos de taxa condominial
Quando a garantidora assume o contrato com um condomínio, ela passa a se responsabilizar pela cobrança da taxa condominial. Na prática, ela recebe a contabilidade feita pela administradora ou pelo síndico e emite os boletos de cobrança com os valores indicados para cada unidade.
De maneira geral, os boletos podem ser enviados por e-mail, acessados no site da garantidora ou impressos pelo síndico ou pela administradora para serem entregues em cada unidade. A garantidora também é responsável por emitir eventuais segundas vias de boleto, caso seja necessário.
Embora a garantidora seja a responsável por emitir os boletos, ela não é responsável pela contabilidade do condomínio. Ou seja, não influi nem controla questões relacionadas ao valor da taxa de condomínio ou do fundo de reserva, por exemplo.
Isso porque a contabilidade em si e a gestão condominial como um todo continuam totalmente sob responsabilidade do síndico e/ou da administradora. Eles apenas repassam os números para que a garantidora possa fazer a emissão dos boletos.
2) Repasse antecipado e integral das taxas
Depois que os boletos são emitidos, é hora do pagamento. Assim como na cobrança tradicional, os condôminos têm uma data limite para efetuar o pagamento, que cai na conta da garantidora. É a empresa que vai receber as receitas da taxa condominial, sob a condição de transferir para o condomínio 100% do valor previsto.
Ou seja, mesmo que alguém deixe de pagar a taxa, o condomínio ainda vai receber o valor integral das receitas. Para o síndico, é como se a inadimplência fosse zero. A garantidora é quem vai arcar com a inadimplência, cobrando depois os atrasados diretamente dos condôminos.
O ideal é que o repasse para os condomínios seja feito de maneira fácil e rápida. Na Rateio, por exemplo, a transferência dos valores é feita em apenas um dia útil logo após o vencimento do boleto.
3) Controle da lista de inadimplência
Por assumir a cobrança da taxa de condomínio, é a garantidora também que fica responsável por controlar a lista de inadimplência. Ou seja, é ela que vai averiguar quem pagou e quem não pagou a taxa em dia.
Esse controle é importante tanto para permitir a cobrança adequada das cotas atrasadas quanto para guiar o síndico em relação a algumas situações práticas. Por exemplo, o controle de votos na assembleia. Afinal, condôminos inadimplentes não podem votar em assembleia, mesmo que o condomínio tenha uma garantidora.
Vale lembrar que a garantidora deve seguir os mesmos princípios de cobrança respeitosa que o condomínio, sem expor de maneira ilegal os inadimplentes.
4) Cobrança amigável dos inadimplentes
Caso haja algum caso de inadimplência em determinado mês, a garantidora é quem fica responsável por fazer a cobrança amigável e tentar negociar com o condômino. O síndico e a administradora já não precisam mais se preocupar com isso.
Essa é uma das grandes vantagens do serviço de cobrança garantida, porque tira um processo longo e desgastante dos ombros do síndico.
Para os condôminos, nada muda em termos de multa e juros. A garantidora deve cobrar exatamente o que está previsto em lei e na convenção condominial, da mesma forma que o condomínio faria.
Da mesma maneira, é de praxe também que a garantidora negocie uma forma facilitada de pagamento, com o parcelamento da dívida.
5) Cobrança judicial dos atrasados
Uma ação judicial é sempre a última medida a ser tomada, tanto na cobrança convencional quanto na cobrança garantida. No entanto, ela pode sim ocorrer caso as tentativas de negociação falhem ou caso o condômino não cumpra o que foi negociado.
No modelo tradicional de cobrança, uma ação significa dor de cabeça e mais gastos para o condomínio. É preciso arcar com honorários e custas judiciais, além de ter que esperar o término da ação para poder receber os valores devidos.
Já no formato de cobrança garantida, quem assume esses encargos é a garantidora. O caixa do condomínio nem chega a ser afetado, porque a garantidora transferiu o pagamento daquele condômino normalmente, como se ele tivesse pago em dia.
Depois dos trâmites adequados de tentativa de cobrança amigável, é a empresa que deve acionar sua equipe jurídica e ingressar com a cobrança judicial, arcando com todos os custos e o tempo de espera do processo.
6) Prestação de contas
Por fim, uma atribuição importante da garantidora é prestar contas e facilitar o acesso a relatórios relacionados à inadimplência e ao histórico de pagamentos da taxa condominial.
Embora o caixa do condomínio esteja garantido, ter esse controle e essa visibilidade sobre a situação como um todo é importante tanto para o síndico quanto para a administradora.
No caso da Rateio, nós atuamos de forma 100% transparente, facilitando o acesso do síndico a todos os documentos necessários.
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